Standardsoftware konfigurieren
Passt das vorhandene Produkt zum Ablauf, können ein sauberes Datenmodell, passende Rollen und eindeutige Zuständigkeiten bereits viel lösen.
Individualsoftware oder Standardsoftware?
Für KMU ist eine eigene Anwendung dann eine sinnvolle Option, wenn wichtige Abläufe durch individuelle Regeln, wiederkehrende Übergaben oder besondere Zugriffsrechte geprägt sind. Deckt ein bestehendes Produkt den Kernprozess gut ab, lohnt sich zuerst ein Blick auf Konfiguration und Schnittstellen.
Ein Leitfaden von Crew Softwareentwicklung aus Meckenheim bei Bonn. Beispiele aus unseren Projekten für Agenturen und Freizeitanbieter.
Drei Wege, einen Prozess zu verbessern
Bestehende Tools verbinden
Funktionieren die einzelnen Anwendungen, aber Daten werden doppelt gepflegt, kann eine Schnittstelle zwischen CRM, Buchhaltung und operativen Tools ausreichen.
Eine eigene Anwendung entwickeln
Sind die Regeln und Ansichten des Betriebs in Standardprodukten nur mit vielen Umwegen abbildbar, kann eine gemeinsame, individuell entwickelte Plattform sinnvoll sein.
Welche Lösung passt zum Betrieb?
| Kriterium | Standard oder Integration prüfen | Eigene Software prüfen |
|---|---|---|
| Kernprozess | Ein übliches Verfahren lässt sich weitgehend konfigurieren. | Eigene Regeln bestimmen den täglichen Ablauf und passen nicht in vorhandene Module. |
| Manuelle Übergaben | Eine Schnittstelle oder ein besser eingerichteter Workflow schließt die Lücke. | Daten müssen laufend zwischen mehreren Tools übertragen und nachbearbeitet werden. |
| Zugriffsrechte | Die vorhandenen Rollen passen zu Team und Kunden. | Kunden, Partner und Mitarbeitende brauchen unterschiedliche Sichten auf dieselben Daten. |
| Kosten | Einrichtung, Lizenzen und Anpassung stehen in einem passenden Verhältnis zum Nutzen. | Entwicklung und Betrieb lassen sich durch einen klaren operativen Nutzen begründen. |
| Verantwortung | Das Team kann den Standardprozess übernehmen und die Konfiguration betreuen. | Ein Verantwortlicher kann Regeln festlegen, Entscheidungen treffen und Ergebnisse abnehmen. |
Wie das in unseren Projekten aussieht
Skyline: Kampagnen, Creator und Provisionen
Bei Skyline Management waren Kampagneninformationen, Creator-Kommunikation und Provisionsberechnung auf Tabellen und einzelne Kommunikationswege verteilt. Die individuelle Anwendung verbindet diese Bereiche mit Creator-Self-Service und eigenen Reports für Brands. Der konkrete Nutzen liegt im gemeinsamen Ablauf und den passenden Datensichten.
Nach Projektangaben von Crew verringerte sich bei Skyline Management der administrative Arbeitsaufwand um 60 %, während sich das Kampagnenvolumen verdoppelte.
Skyline-Projekt mit Funktionen und Umsetzung ansehenEviyo: Buchungen für mehrere Anbieter
Eviyo benötigte eine gemeinsame Buchungsplattform mit getrennten Anbieterbereichen, Preisregeln, Verfügbarkeiten und Online-Zahlungen. Die Case Study zeigt, wie diese Anforderungen in einer Multi-Tenant-Anwendung mit White-Label-Einbindung zusammenkommen. Für einen einzelnen Anbieter ohne solche Anforderungen kann ein bestehendes Buchungsprodukt ausreichend sein.
Eviyo-Buchungssystem und Architektur ansehenAufwand und Nutzen gemeinsam betrachten
Vergleichen Sie die Gesamtkosten über denselben Zeitraum: Einrichtung und Lizenzen der Standardlösung, Kosten für Schnittstellen und manuelle Arbeit sowie Entwicklung, Hosting und Pflege einer eigenen Anwendung. Automatisierung rechnet sich nur, wenn die vermiedene Arbeit und der zusätzliche Nutzen den Aufwand rechtfertigen.
Eine erste Aufwandsschätzung braucht deshalb konkrete Abläufe: Wer arbeitet mit dem System, welche Daten werden benötigt und welche Ausnahmen kommen vor? Eine Beta sollte einen abgegrenzten Kernprozess abbilden. Weitere Module lassen sich auf Basis der Nutzung priorisieren.
Was Sie zum Erstgespräch mitbringen können
- Einen typischen Vorgang vom Eingang bis zum Abschluss.
- Die beteiligten Tools, Rollen und wiederkehrenden Sonderfälle.
- Eine Einschätzung zum heutigen manuellen Aufwand und den häufigsten Fehlern.
- Den wichtigsten Prozess, der zuerst besser funktionieren soll.